Cómo elegir un software para óptica en Colombia
Un software para óptica tiene que cumplir con el Ministerio de Salud y con la DIAN, y además servirle al equipo todos los días. Esta guía reúne lo que exige la norma en 2026 y las preguntas que conviene hacer antes de pagar.
Actualizada el 22 de octubre de 2026
Lo que exige la norma en 2026
Una óptica con consultorio de optometría es un prestador de servicios de salud. Eso trae obligaciones con el Ministerio de Salud además de las tributarias:
- RIPS: el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud se genera en formato JSON y es el soporte de la factura electrónica de venta en salud. Lo reglamenta la Resolución 948 de 2026, que derogó la 2275 de 2023.
- Factura electrónica de venta validada por la DIAN. El Ministerio valida el RIPS junto con el XML de esa factura y devuelve el Código Único de Validación (CUV).
- Resumen Digital de Atención (RDA): cada atención se reporta a la Interoperabilidad de la Historia Clínica Electrónica (IHCE) del Ministerio, según la Resolución 1888 de 2025.
- Historia clínica: es un documento privado y obligatorio (Resolución 1995 de 1999). Una historia ya cerrada no se borra; si se corrige, debe quedar registro de qué cambió y quién lo cambió.
- Datos personales: los datos de salud son sensibles (Ley 1581 de 2012). Antes de abrir la historia se necesita la autorización del paciente.
- Diagnósticos con la CIE-10. Colombia está en transición a la CIE-11, con un periodo de codificación dual.
Lo que necesita el día a día de la óptica
- Que la fórmula se escriba una sola vez: de la historia a la venta y de la venta a la orden del laboratorio.
- Ventas con abonos y saldo pendiente: casi todas las gafas se pagan en partes.
- Seguimiento de las órdenes de laboratorio, con fecha prometida y aviso de atraso.
- Inventario de monturas y lentes con costo, para saber cuánto deja cada venta.
- Agenda con recordatorio al paciente, para que no se pierdan citas.
- Permisos por rol: recepción entrega el Rx sin ver la historia clínica completa.
Preguntas para hacerle a cualquier proveedor
- ¿Se instala en un computador o funciona en la nube? ¿Puedo usarlo desde el celular o una tableta?
- ¿Cuánto cuesta al mes y qué incluye? ¿El precio está publicado o hay que pedir cotización?
- ¿Cuántos usuarios y cuántas sedes incluye cada plan?
- ¿Genera el RIPS de cada factura en el formato de la Resolución 948 de 2026?
- ¿Envía el RDA al Ministerio? ¿Con las credenciales de quién?
- ¿Emite la factura electrónica, o se conecta con mi programa de facturación?
- ¿Qué pasa con mis historias clínicas si dejo de pagar? ¿Puedo verlas y sacarlas?
- ¿Me ayudan a pasar los pacientes y las historias del sistema que uso hoy?
- ¿Hay prueba gratis? ¿Pide tarjeta para empezarla?
Cómo responde Visus a esas preguntas
- Funciona en la nube: computador, tableta o celular, sin instalar nada.
- Precios publicados, por mes y en pesos, sin cotización ni costo de instalación (abajo están los planes).
- RIPS automático: cada venta descarga su RIPS en JSON (Resolución 948 de 2026), armado con la consulta de la historia y los productos vendidos, y avisa qué dato falta antes de armarlo. La validación ante el Ministerio la haces tú, con el XML de la factura.
- Historia clínica completa: anamnesis, agudeza visual con autorrefractómetro, examen externo, ortóptica, adaptación de lentes de contacto, visión de color, fórmula y diagnóstico con CIE-10.
- Varias sedes (plan Óptica Plus): agenda, ventas, caja, laboratorio e inventario por sede, traslados de mercancía entre sedes y cada movimiento del inventario con quién lo hizo.
- RDA: Visus lo arma al firmar la historia y lo envía con las credenciales IHCE de tu óptica.
- Factura electrónica DIAN: con la cuenta de Siigo, Alegra o Factus de la óptica, cada venta emite su factura y queda con su número y su CUFE. Si facturas con otro proveedor, la emites allá y registras en la venta su número y su CUFE.
- Si la suscripción vence, los datos siguen a la vista; lo que no se puede es crear ni cambiar nada.
- Prueba gratis de 15 días con todas las funciones, sin tarjeta.
| Plan | Precio al mes | Pago anual (−20%) | Usuarios | Incluye |
|---|---|---|---|---|
| Consultorio | $ 59.000 | $ 566.400 | Hasta 2 | Historia clínica, Rx y resultados · Agenda de citas |
| Óptica | $ 119.000 | $ 1.142.400 | Hasta 6 | Historia clínica, Rx y resultados · Agenda de citas · Recordatorios de citas por correo · Inventario · Ventas, abonos y caja · Órdenes de laboratorio con rastreo |
| Óptica Plus | $ 189.000 | $ 1.814.400 | Hasta 15 | Historia clínica, Rx y resultados · Agenda de citas · Recordatorios de citas por correo · Inventario · Ventas, abonos y caja · Órdenes de laboratorio con rastreo · Reportes de ventas y ganancia · Factura electrónica DIAN · Varias sedes, con inventario y traslados por sede |
Preguntas frecuentes
¿Qué software necesita una óptica en Colombia?
Uno que lleve la historia clínica de optometría con CIE-10, genere el RIPS de cada factura, reporte el RDA al Ministerio y se conecte con la factura electrónica de la DIAN, y que además maneje agenda, ventas con abonos, laboratorio e inventario.
¿Es mejor un software instalado o en la nube?
En la nube no hay que instalar ni hacer copias a mano, y se puede usar desde el celular o desde otra sede. Uno instalado depende de ese computador. Lo importante es saber dónde quedan los datos y cómo se sacan si cambias de proveedor.
¿Cuánto cuesta un software para óptica?
Depende de los usuarios, las sedes y los módulos, y de si trae lo que exige la norma (RIPS, RDA, historia clínica). En Visus, una óptica con ventas, laboratorio e inventario usa el plan Óptica: $119.000 al mes, 6 usuarios. Con varias sedes, Óptica Plus: $189.000 al mes, 15 usuarios.